РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 18 березня 2021 року Вінниця № 69
Про затвердження Положення про відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю
апарату Вінницької районної державної адміністрації
Відповідно до статті 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розпорядження голови районної державної адміністрації від 06.01.2021 року № 5 «Про внесення змін до штатного розпису апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації без статусу юридичної особи публічного права та затвердження структури апарату районної державної»:
Затвердити Положення про відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату районної державної адміністрації, що додається.
Голова районної державної
адміністрації Віталій УРДЗІК
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови районної державної адміністрації
від ___________2021 року № ____
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату Вінницької районної державної адміністрації
- Загальні засади
1.Відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, який утворюється головою районної державної адміністрації та підпорядковується заступнику голови, відповідно до розподілу обов’язків та керівнику апарату.
Відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю (далі - Відділ) утворюється для реалізації державної політики на території району у сфері цифрового розвитку, електронного урядування, електронної демократії, інформаційно-комунікаційних технологій, формування та використання регіональних електронних ресурсів, інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності органів державної влади; організації діловодно-технічного обслуговування апарату районної державної адміністрації, відділів і служб апарату, підготовки проєктів розпоряджень голови районної державної адміністрації; надання методичної допомоги в організації роботи з діловодства в структурних підрозділах районної державної адміністрації; забезпечення реалізації державної політики з питань роботи із зверненнями громадян в апаратах органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління органів виконавчої влади; районної державної адміністрації.
2.Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, Законом України “Про місцеві державні адміністрації”, розпорядженнями голів районної та обласної державних адміністрацій, наказами керівника апарату, Інструкцією з діловодства в районній державній адміністрації, Інструкцією з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в районній державній адміністрації, регламентом районної державної адміністрації, положеннями про апарат районної державної адміністрації.
- Основні завдання відділу
1.Забезпечення реалізації державної політики на території району у сфері цифрового розвитку, цифрової трансформації, електронного урядування, електронної демократії, інформаційно-комунікаційних технологій, формування та використання регіональних електронних ресурсів.
2Координація взаємодії апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації з територіальними підрозділами органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління районної державної адміністрації з питань інформаційно-комунікаційних технологій.
3.Сприяння реалізації конституційного права громадян на свободу слова.
4.Забезпечення проведення державної політики в інформаційній та видавничій сферах району.
5.Співпраця із засобами масової інформації різних форм власності.
6.Забезпечення комунікативної політики влади та громадськості.
7.Аналіз і прогнозування суспільно-політичних процесів на території району.
8.Проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики.
9.Забезпечення ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації. Вирішення питань практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади згідно Закону України «Про звернення громадян».
10.Організація підготовки проєктів розпоряджень (редагування, погодження) та подання їх на підпис голові районної державної адміністрації.
11.Забезпечення обліку, проходження службових документів, їх зберігання та передачу в установленому порядку до архівного відділу районної державної адміністрації.
12.Забезпечує ведення обліку, зберігання, контроль та використання документів з грифом “Для службового користування”.
13.Контроль за дотриманням встановленого в апараті порядку тиражування документів, використанням копіювально-розмножувальної техніки.
14.Складання зведеної номенклатури справ апарату; забезпечення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ районної державної адміністрації.
15.Організація роботи з підвищення кваліфікації працівників відділу та апарату, а також управлінь, інших структурних підрозділів районної державної адміністрації з питань діловодства.
16.Забезпечення разом з іншими відділами апарату організаційно-технічної підготовки до нарад, колегій при голові районної державної адміністрації.
17.Організація роботи архіву; участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання тощо.
18.Організація особистого та виїзного прийомів громадян головою районної державної адміністрації і його заступниками, підготовка необхідних матеріалів для своєчасного та правильного їх розгляду.
19.Робота відділу планується щоквартально згідно з планами роботи апарату.
- Відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю відповідно до покладених на нього завдань
1.Забезпечує реалізацію державної політики на території району у сфері цифровізації, цифрового розвитку, цифрової трансформації, електронного урядування, електронної демократії, інформаційно-комунікаційних технологій, формування та використання регіональних електронних ресурсів.
2.Забезпечує впровадження інформаційно-комунікаційних і телекомунікаційних технологій, систем і мереж, програмно-апаратних комплексів, системи баз даних в апараті районної державної адміністрації, які побудовані на основі застосування сучасної комп'ютерної та мережевої техніки.
3.Організовує збір й аналітичну обробку необхідної інформації в електронному вигляді згідно з установленим порядком, у тому числі щодо стану та перспектив розвитку інформатизації району.
4.Здійснює інформаційне забезпечення керівництва районної державної адміністрації на основі використання наявних і створення нових інформаційних ресурсів та впорядкування доступу до них.
5.Забезпечує висвітлення на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації діяльності районної державної адміністрації, її структурних підрозділів.
6.Вживає заходів для доведення до відома населення через засоби масової інформації змісту законів України, указів Президента України, постанов кабінету міністрів України з питань внутрішньої та зовнішньої політики, розпоряджень голів обласної та районної державних адміністрацій.
7.Забезпечує висвітлення в засобах масової інформації офіційної точки зору вищих посадових осіб держави, позиції керівництва обласної та районної державних адміністрацій з найважливіших питань внутрішньої та зовнішньої політики.
8.Вживає заходів щодо розвитку національної складової мережі Інтернет, розширення спектра засобів і вдосконалення методів оприлюднення у мережі Інтернет об’єктивної соціально-політичної, економічної, освітньої, правової, науково-технічної та інших видів інформації про область та район.
9.Забезпечує інформаційне наповнення офіційного веб-сайту районної державної адміністрації та оприлюднення в мережі Інтернет інформації про суспільно-політичний, соціально-економічний, культурний, науково-технічний розвиток на території району, області та держави в цілому.
10.Забезпечує підготовку і проведення разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації консультацій з громадськістю з актуальних питань суспільного життя щодо шляхів розв'язання проблем і визначення перспектив розвитку району, а також стосовно інших питань.
11.Узагальнює висновки, пропозиції та зауваження, що надійшли під час проведення консультацій з громадськістю, сприяє врахуванню громадської думки під час прийняття рішень щодо вирішення актуальних проблем життєдіяльності району.
12.Здійснює організаційно-правове забезпечення діяльності Громадської ради при районної державної адміністрації.
13.Розробляє пропозиції щодо заходів, спрямованих на взаємодію голови районної державної адміністрації з політичними партіями та громадськими організаціями у справі здійснення соціально-економічних реформ, розбудови демократичної, соціальної, правової держави, розвитку громадянського суспільства.
14.Здійснює моніторинг проведення мирних зібрань, організовує в установленому порядку разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації розгляд вимог учасників зазначених акцій та інформує про результати.
15.Вживає, в межах своєї компетенції, заходів для забезпечення реалізації права громадян брати участь в управлінні державними справами та задоволення їх потреб в інформації.
16.Сприяє реалізації державної політики у сфері міжнаціональних та міжконфесійних відносини, сприяння консолідації та розвитку української нації, забезпечення прав громадян на свободу світогляду і віросповідання.
17.Забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.
18.Забезпечує виконання районною державною адміністрацією обов’язків розпорядника інформації, передбачених ЗУ «Про доступ до публічної».
19.Забезпечує захист персональних даних.
20.Забезпечує культуру документування управлінської діяльності, впровадження у роботу з документами сучасних засобів інформатизації.
21.Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату.
22.Приймає вихідну кореспонденцію, реєструє і передає її за призначенням.
23.Забезпечує належний порядок обліку, зберігання і використання печатки, штампів загального відділу та усіх документів.
24.Забезпечує своєчасну реєстрацію та розгляд пропозицій, заяв, скарг, одержаних районною державною адміністрацією.
25.Здійснює комп’ютерну (автоматизовану) обробку реєстраційно-контрольних даних на документи.
26.Організовує ознайомлення з документами осіб відповідно до доручень, зазначених у резолюціях керівництва у терміни, визначені регламентом районної державної адміністрації.
27.Направляє за дорученням голови районної державної адміністрації і його заступників відділам, управлінням, іншим підрозділам районної державної адміністрації, виконкомам територіальних громад для розгляду ті пропозиції, заяви і скарги громадян, які відносяться до компетенції вказаних структур.
28.Здійснює щоденний кількісний облік документів, на основі яких складається, за встановленою формою, місячний звіт про документообіг в апараті та характер розпоряджень, виданих головою районної державної адміністрації.
29.Забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу.
30.Проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.
31.Організовує збереження документаційного фонду апарату райдержадміністрації та користування ним.
32.Приймає від відділів апарату, структурних підрозділів районної державної адміністрації, районних установ і організацій проєкти розпоряджень для подальшого опрацювання в установленому регламентом порядку.
33.Забезпечує облік, належне зберігання розпоряджень голови районної державної адміністрації, протоколів колегій при голові, нарад та інших службових документів райдержадміністрації.
34.Готує списки телефонів (довідник) відповідальних працівників апарату, структурних підрозділів районної державної адміністрації, вносить до них необхідні зміни.
35.Опрацьовує та подає голові районної державної адміністрації документи та звернення, які надходять до райдержадміністрації і відносяться до компетенції відділу.
36.Забезпечує взаємозв’язок керівництва районної державної адміністрації з територіальними громадами в межах своїх повноважень.
37.Здійснює підготовку спільно з структурними підрозділами районної державної адміністрації підготовку матеріалів колегії районної державної адміністрації, організаційне забезпечення проведення засідань колегії районної державної адміністрації.
38.Виконує доручення голови, заступників голови, керівника апарату районної державної адміністрації з питань, що належать до компетенції відділу.
39.Надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам районної державної адміністрації, органам місцевого самоврядування з питань, що належать до компетенції відділу.
40.Залучає спеціалістів структурних підрозділів районної державної адміністрації, установ та організацій, об’єднань громадян (за погодженням з їхніми керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції відділу.
41.Одержує в установленому порядку від структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій та установ інформацій, документи та інші матеріали і статистичні дані, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.
42.Виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
4.Відділ має право
1.Брати участь у нарадах, що проводяться районною державною адміністрацією та її структурними підрозділами.
2.Залучати працівників апарату, структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконкомів територіальних громад за погодженням з їх керівниками, до складу комісій для вивчення питань, що належать до його компетенції.
3.Надавати консультації та роз'яснення громадянам, які звернулися, або виявили бажання особисто звернутися до керівництва районної державної адміністрації - про порядок вирішення питань, порушених у зверненнях.
4.Залучати у встановленому порядку за погодженням з керівництвом районної державної адміністрації окремих фахівців для розробки відповідних документів та виконання завдань, що покладені на відділ.
5.Вносити на розгляд керівництву районної державної адміністрації пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу з питань, що стосуються його діяльності.
- Структура
1.Структура і чисельність відділу встановлюється штатним розписом апарату районної державної адміністрації та затверджується головою районної державної адміністрації. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації, відповідно до Закону України ”Про державну службу”.
2.Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату районної державної адміністрації з додержанням вимог Закону України «Про державну службу».
- Начальник відділу цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю:
1.Здійснює керівництво діяльністю відділу і персонально відповідає за належну організацію його роботи, своєчасне та якісне виконання покладених на відділ завдань; контролює стан трудової та виконавської дисципліни у відділі.
2.Визначає завдання та обов’язки працівників відділу, аналізує результати роботи і вживає заходів щодо підвищення ефективності праці та ділової кваліфікації.
3.Відповідає за організацію роботи з документами в апараті, за своєчасним розглядом та проходженням документів в районній державній адміністрації, доручень голови районної державної адміністрації, порядок їх розмноження.
4.Згідно з регламентом районної державної адміністрації здійснює контроль і підготовку проєктів розпоряджень голови районної державної адміністрації та матеріалів нарад та інших заходів.
5.Проводить попередній розгляд вхідних документів для подання на розгляд голові районної державної адміністрації.
6.Знає основи архівної справи; основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
7.Організовує за дорученням керівника апарату підготовку разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації розпоряджень, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції відділу.
8.Організовує вивчення питань і підготовку пропозицій щодо вдосконалення роботи відділу.
9.Здійснює контроль за дотриманням у відділі Інструкції по діловодству та по роботі з режимними документами.
10.Координує роботу з питань діяльності Громадської ради при райдержадміністрації, взаємодії з політичними партіями та громадськими організаціями, реалізації державної політики з інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю, засобами масової інформації та релігійними організаціями на території району та з доступу до публічної інформації.
11.Забезпечує інформаційне наповнення офіційного веб-сайту районної державної адміністрації та оприлюднення в мережі Інтернет інформації про суспільно-політичний, соціально-економічний, культурний, науково-технічний розвиток на території району, області та держави в цілому.
12.Виконує обов’язки керівника апарату на період його відпустки.
13.Виконує інші обов’язки, покладені на нього керівництвом районної державної адміністрації.
- Взаємодія
Відділ цифрового розвитку, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату районної державної адміністрації:
1.Взаємодіє з посадовими особами апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації для отримання інформацій у встановлені терміни з питань, що належать до сфери діяльності відділу.
2.Взаємодіє з посадовими особами Вінницької обласної державної адміністрації, обласних та районних установ, органами місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян для отримання чи надання інформацій у встановлені терміни з питань, що належать до сфери діяльності Відділу.
3.Інформаційно взаємодіє з підрозділами, особами, організаціями, установами з питань виконання поточних завдань за розпорядженням та дорученням керівництва районної державної адміністрації.