На виконання Державної програми щодо запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки у 2012 році Нацдержслужбою України було організовано функціональне обстеження органів виконавчої влади відповідно до Закону України № 4050 від 17 листопада 2011 року «Про державну службу», Національного плану дій на 2012 рік щодо впровадження Програми економічних реформ на 2010-2014 роки «Заможне суспільство, конкурентоспроможна економіка, ефективна держава», Указу Президента України №1001/2011 від 21 жовтня 2011 року «Про Національну антикорупційну стратегію на 2011-2015 роки» та постанови Кабінету Міністрів України №1240 від 28 листопада 2011 року «Про затвердження державної програми щодо запобігання та протидії корупції на 2011-2015 роки».

Функціональне обстеження органів влади, як механізм отримання інформації про завдання та функції цих органів та спосіб оптимізації їх функціональної та організаційної структури, було спрямоване на виявлення поєднання в одному органі контрольно-наглядових (інспекційних) функцій та функцій з надання адміністративних послуг, а також  виявлення функцій, які можливо було б передати на виконання стороннім організаціям та відбувалось у два етапи: на місцевому рівні (обласні та районні державні адміністрації) та на центральному рівні (центральні органи виконавчої влади).

Завданнями функціонального обстеження стало здійснення аналізу конституційно й законодавчо закріплених функцій діяльності органів державної влади, проведення класифікації нормативно-визначених функцій органів державної влади за типологічними групами та підготовка пропозицій щодо уточнення функцій органів державної влади за результатами функціонального обстеження. На регіональному (місцевому) рівні об’єктами функціонального обстеження стали 24 обласні державні адміністрації, 490 районних державних адміністрацій, Автономна республіка Крим, міста Київ та Севастополь. На центральному рівні досліджувалися 16 міністерств, 55 центральних органів виконавчої влади та 5 центральних органів виконавчої влади зі спеціальним статусом.

З метою більш якісного проведення функціонального обстеження Нацдержслужбою України було організовано проведення нарад та методичних семінарів  в органах виконавчої влади, визначених як об’єкти для проведення функціонального обстеження та для організації роботи в державних органах утворено робочі групи та комісії.

Робота з проведення функціонального обстеження органів державної влади була організована відповідно до Календарного плану, затвердженого наказом Нацдержслужби  України від 27 липня 2012 року № 155 «Про організацію проведення функціонального обстеження органів державної влади в 2012 році» та включала в себе етап з проведення організаційних заходів по підготовці та проведенню функціонального обстеження – затвердження складу робочої групи, визначення об’єктів  та затвердження плану-графіку функціонального обстеження, проведення робочих нарад в органах державної влади. Етап проведення функціонального обстеження включав в себе попереднє опрацювання переліків функцій та підготовку питань для співбесід з працівниками органів державної влади, співбесіду та аналіз результатів функціонального обстеження, узагальнення інформації та направлення остаточних звітів до Нацдержслужби України. А на етапі підведення підсумків Нацдержслужбою України було проаналізовано отримані звіти та надані пропозиції щодо внесення змін до законодавства за результатами функціонального обстеження.

Станом на 12 листопада 2012 року на адресу Нацдержслужби України надійшла інформація щодо функціонального обстеження від 65 (85, 5%) центральних органів виконавчої влади, в ході якого виявлені проблемні питання щодо поєднання адміністративних послуг щодо видачі ліцензій та пов’язаних з цим контрольних (інспекційних) функцій, згідно ст. 20 Закону України «Про ліцензування певних видів господарської діяльності». Отримана інформація опрацьовується, формується узагальнений звіт про проведення функціонального обстеження та пропозиції Кабінету Міністрів України щодо внесення змін до законодавства за результатами функціонального обстеження.

За результатами проведення функціонального обстеження у місцевих державних адміністраціях були виявлені структурні підрозділи, у яких поєднані контрольно-наглядові (інспекційні) функції та функції з гадання адміністративних послуг. Обстеження проводились в головному управлінні агропромислового розвитку, управлінні у справах сім’ї та молоді, управлінні праці та соціального захисту населення, управлінні освіти та науки, управлінні культури та туризму, управлінні та відділах державних реєстраторів, службі у справах дітей та відділі  ведення Державного реєстру виборців.

Дублювання функцій було виявлено передусім, у видачі ліцензій на впровадження господарської діяльності та контролю за господарською діяльністю фізичних та юридичних осіб; організації виїзду дітей на відпочинок та оздоровлення за кордон та контролю за цією функцією; призначенні та виплати субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, соціальної допомоги малозабезпеченим сім’ям, державної допомоги сім’ям з дітьми  та контролю за правильністю надання вищезгаданих видів адресної допомоги тощо. Інформація про поєднання адміністративних послуг та інспекційних функцій була отримана також в освітній сфері, насамперед у ліцензуванні освітніх послуг дошкільної, загальносередньої та позашкільної освіти і здійсненню контролю за дотримання актів законодавства та контролю за дотриманням ліцензійних умов закладами освіти; в сфері культури та туризму щодо погодження розміщення реклами на пам’ятках місцевого значення та дозволу на проведення робіт на пам’ятках місцевого значення, їх територіях та в зонах охорони та контролю за цими функціями, а також зміни персональних даних виборця, що містяться в Державному реєстрі виборців та перевірці внесення запису, зміни персональних даних виборця тощо.

Відсутність чіткого законодавчого визначення понять «Адміністративна послуга» та «контрольно-наглядова (інспекційна) функція», неоднозначне тлумачення змісту цих функцій, низький рівень теоретичної підготовки працівників та необхідність диференціації на рівні центральних органів влади, обласних адміністрацій, райдержадміністрацій, територіальних органів виконавчої влади – питання, що виникли у ході проведення функціонального обстеження і які потребують доопрацювання на центральному та місцевих рівнях.

За результатами функціонального обстеження органів виконавчої влади було розроблено пропозиції про внесення змін до законодавства  щодо структурних підрозділів та розробки механізмів реалізації ряду функцій  місцевих державних адміністрацій та внесення пропозицій Міністерству освіти і науки, молоді та спорту України щодо вдосконалення нормативно-правових актів, що регламентують ліцензування освітніх закладів, в частині формування складу регіональних комісій з числа незалежних експертів та представників громадськості. Пропозиції про внесення змін до законодавства за результатами функціонального обстеження органів виконавчої влади Автономної Республіки Крим були надані щодо визначення повноважень Ради міністрів Автономної Республіки Крим у сфері державних закупівель на території автономії; про внесення змін до статті 11 Закону України «Про молоко та молочні продукти» в частині чіткого визначення органу, що проводить атестацію та надання органу виконавчої влади Автономної Республіки Крим з питань транспорту та зв’язку повноважень щодо надання деяких адміністративних послуг.

Функціональне обстеження як інструмент реформування державного управління, в залежності від призначення та очікуваних результатів, проводилось в окремих органах  або сукупності органів в одній сфері державного управління (вертикальне функціональне обстеження), аналізувалася вся система органів виконавчої влади на предмет надлишковості та дублювання повноважень і відповідальності (горизонтальне функціональне обстеження) та було зосереджене на розгляді функцій між інституціями з метою визначення раціонального розподілу повноважень без надмірного дублювання. Учасникам семінару також було представлено зарубіжний досвід проведення функціональних обстежень органів виконавчої влади на прикладі Канади, Великобританії, США, Казахстану, Латвії. Метою цих обстежень стало підвищення якості адміністративних послуг, скорочення витрат, перевірка необхідності існування функцій відомств, приведення державних функцій у відповідність до цілей ринкової економіки та оптимізація діяльності міністерств і відомств.

На семінарі були розглянуті підходи щодо розробки критеріїв визначення переліку посад державних органів, які виконують функції з обслуговування, метою яких було визначення посад державних службовців та посад працівників, які виконують функції з обслуговування, для усунення з практики кадрової політики суперечностей під час присвоєнні особам статусу державного службовця та врегулювання питання щодо створення єдиної структури для категорії працівників, які виконують функції з обслуговування. Робочою групою, до якої ввійшли працівники кадрової служби, юридичної служби, керівники структурних підрозділів, експерти з числа фахівців у відповідній сфері професійної діяльності були вироблені узагальнені критерії щодо розмежування посад державних службовців та посад, що виконують функції з обслуговування. Було визначено, що функції посад з обслуговування передбачають відсутність повноважень, безпосередньо пов’язаних з реалізацією завдань і виконанням функцій державного органу, які перелічені у ст.2 Закону України «Про державну службу», відсутність державно-владних повноважень, впливу на суспільство,  присутність внутрішніх функцій, спрямованих на діяльність усередині структурного підрозділу, правовий статус працівників не передбачає тих обмежень, які властиві державним службовцям, тобто такі працівники можуть перебувати у звичайних трудових відносинах.

З метою формування у державних службовців практичних навичок підготовки управлінських рішень, організації ефективних комунікацій під часу процесу адаптації українського законодавства до норм і стандартів ЄС, згідно розпорядження Кабінету Міністрів від 2 березня 2010 року, до Нацдержслужби України від центральних органів виконавчої влади надійшли пропозиції щодо утворення груп аналізу політики. Робота груп аналізу політики засвідчила свою ефективність у підготовці органів державної влади до використання інструментів інституційної розбудови Twinning і TAIEX та сприяла підвищенню прозорості влади та налагодження діалогу з громадськістю.

Експертами проекту Twinning «Підтримка розвитку державної служби в Україні» було презентовано результати організаційного аналізу Нацдержслужби України, її територіальних органів та підвідомчих установ. Основною метою проекту є надання допомоги європейськими експертами у розбудові  професійної, етичної, політично-нейтральної, орієнтованої на надання послуг державної служби, а також посилення спроможності Нацдержслужби України ефективно керувати процесом реформування державної служби, запроваджувати механізми державного управління, зокрема управління кадрами, стратегічний підхід до створення політики та її поширення в державній службі.

Організаційний аналіз було проведено з червня по вересень 2012 року, у ньому були використані різні методології для вивчення сучасного стану розвитку Нацдержслужби України та запропонована низка рекомендацій на його основі. Результати аналізу внутрішньої структури засвідчили низку практик та досягнень Нацдержслужби України, а також  виявили компетентність працівників, глибоке розуміння місії Нацдержслужби України та відданість й залученість до її виконання керівниками вищої та середньої ланки. Особлива увага експертів була акцентована на посилення взаємодії між структурними підрозділами, запровадження досконалішої етичної інфраструктури, започаткування процесу управління ризиками в державній службі. Результати і висновки експертів були розглянуті під час круглого столу та низки зустрічей з Головою Нацдержслужби України та керівниками структурних підрозділів, що забезпечило передумови розроблення більш повного та актуального набору рекомендацій, на основі яких будуватимуться та здійснюватимуться подальші заходи проекту Twinning.

Організаційний аналіз, проведений експертами Twinning, засвідчив, що Нацдержслужба України  має міцний фундамент для розвитку, і висвітлив те, що організація вже продемонструвала успіх у певних сферах системи державної служби. Нацдержслужба України довела свою організаційну та експертну спроможність, здійснивши  вчасну розробку 22 нових нормативно-правових актів для впровадження нового Закону «Про державну службу», а також власними силами підготувала методичні рекомендації до нових нормативно-правових актів і залучила до процесу розроблення як внутрішні зацікавлені сторони в системі державної служби, так і міжнародних експертів з кількох європейських країн. Структурними підрозділами Нацдержслужби України було здійснено ряд серйозних та успішних заходів для створення потужних каналів комунікації з громадянами, широкою громадськістю та органами влади з питань, що стосуються державної служби – проведено засідання, конференції, навчальні семінари з питань впровадження нового законодавства про державну службу, визначено контактних осіб у більш ніж 70 органів державної влади та налагоджено контакти з представникам ЗМІ. Нацдержслужба України та Центр адаптації державної служби до стандартів ЄС побудували потужний комплекс проектів, співробітництва та партнерства з різними країнами ЄС, урядами та організаціями, які сприяють розбудові сучасної державної служби в Україні. Європейськими експертами було засвідчено, що організаційний аналіз є першим кроком надання Нацдержслужбі України ґрунтовної та практико-орієнтованої допомоги у  реформуванні державної служби в Україні і на шляху запровадження реформ  співпраця  з проектом Twinning буде продовжена.

За результатами семінару була прийнята спільна резолюція, в якій учасники констатували необхідність проведення функціональних обстежень в контексті реалізації нового Закону «Про державну службу», Національної антикорупційної стратегії на 2011-2015 роки та Державної програми щодо запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки та надали рекомендації Нацдержслужбі України щодо забезпечення надання правової, консультативної, методичної, організаційної та іншої допомоги органам виконавчої влади з питань проведення функціональних обстежень, а також продовжити роботу щодо узагальнення результатів проведених функціональних обстежень органів виконавчої влади у 2012 році.